Update zu „Aufbewahrung und Löschung“ im Prozess der Personalverwaltung

Warum wir den Prozess angepasst haben?

Im Bereich der Personalverwaltung unterscheiden sich die Anforderungen an Aufbewahrung und Löschung deutlich danach, ob eine Person aktuell beschäftigt ist oder das Unternehmen bereits verlassen hat. Was darf bzw. muss über wen, wie lange aufbewahrt werden?

In der bisherigen Struktur von foxondo haben wir einzelne Datenkategorien von Beschäftigten und ehemaligen Beschäftigen abgefragt. Der Gedanke dahinter war, dass sich diese eigentlich inhaltlich hätten unterscheiden müssen. (da über ehemalige Beschäftigte meist weniger Daten aufbewahrt werden dürfen). Allerdings hat die Praxis gezeigt, dass die Antworten sich in den meisten Fällen nicht unterschieden haben: Die User haben einfach alle Datenkategorien noch einmal angeklickt

Wir haben uns daher Gedanken gemacht, wie wir das Thema Aufbewahrungsfristen und Löschanforderungen in der Personalverwaltung verbessern können.

Was haben wir geändert?

Wir haben die alten Fragen zu den Datenkategorien ehemaliger Beschäftigter, die Fragen zu Aufbewahrungsfristen sowie die Frage zur Umsetzung der Löschanforderungen durch neue klar definierte Fragen ersetzt.

Wir konzentrieren uns jetzt auf zwei Fragen:

Welche Daten werden während des Beschäftigungsverhältnisses fortlaufend gelöscht?

und

Welche Daten werden nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht?

Hier können Sie die verschiedenen Datenarten oder Dokumenttypen angeben, die z.B. einer gesetzlichen Löschfrist unterliegen.

Übernahme bisheriger Inhalte

Die Inhalte aus den bisherigen Fragen haben wir, soweit fachlich möglich und sinnvoll, automatisch für Sie in die neuen Fragen (PHR-300 & PHR-305) übertragen. Wenn Inhalte übernommen wurden, haben die Fragen den Status „geändert“ (blau) erhalten.

Die neuen Fragen erfassen die Inhalte nun wesentlich konkreter: Schauen Sie gern einmal rein und ergänzen die Angaben wo nötig.

Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback!