„Module bestätigen“: Sind Ihre Inhalte aktuell?
Neues Jahr, neue Vorsätze. Warum neben ‚gesund essen‘ und ‚mehr Bewegung‘ nicht auch mal ein guter Vorsatz zum Thema Datenschutz-Dokumentation? Sie könnten sich zum Beispiel vornehmen, die Qualität und Aktualität Ihrer Dokumentation in foxondo zu prüfen. Das geht ganz einfach und schneller als manch anderer guter Vorsatz.
Eine Datenschutz-Dokumentation ist nichts Statisches, sondern etwas, das sich immer wieder ändert und weiterentwickelt, beispielweise:
Verantwortlichkeiten ändern sich durch Abwesenheiten oder Neu-Eintritte im Team
es gibt Änderungen bei den Dienstleistern
in Teilprozessen kommt KI zum Einsatz
Wenn sich solche Änderungen ergeben: Werden sie in Ihrem Unternehmen zuverlässig auch in foxondo dokumentiert? Oder kann es auch gut mal passieren, dass das untergeht?
In foxondo helfen Ihnen die ‚Modul-Bestätigungen‘, den Überblick zu behalten.
Was sind ‚Modul-Bestätigungen‘?
Mit ‚Modul-Bestätigungen‘ können Sie von einer oder mehreren Personen eine Bestätigung anfordern, dass die Inhalte eines bestimmten Moduls aktuell und richtig sind. Und Sie können selbst eine solche Bestätigung geben, wenn sie bei Ihnen angefordert wird.
Zunächst einmal könnten Sie sich einen Überblick verschaffen:
Welche Module haben aktuell eine (vielleicht sogar schon sehr alte) Anforderung zur Bestätigung? Dafür ist der Filter oben links.
Wann wurde ein Modul zuletzt bestätigt? Diese Info finden Sie in der Historie jedes Moduls.
Haben sich bei einem Modul seit der letzten Bestätigung Inhalte geändert? Das sehen Sie daran, dass das Icon im Kopf des Moduls „blau“ ist.
Unser Tipp zum Jahreswechsel:
Prüfen Sie zunächst, welche Module noch keine definierte Ansprechperson haben (Filter ‚Modul-Zuständigkeit‘ > „Module, um die sich niemand kümmert“).
Weisen Sie dem Modul einen User als Ansprechperson zu (das wird in der Regel die Person sein, die in der ersten Frage genannt ist).
Wenn dann alle oder fast alle Module eine Ansprechperson haben, können Sie ihr jeweils eine Modul-Bestätigung zuweisen.
Wie das ganz genau funktioniert, finden Sie in dieser Anleitung: