Funktionen – foxondo

Schritt-für-Schritt-Anleitungen als PDF für alle wichtigen Funktionen im Hilfebereich

Nora — Fri, 27 Feb 2026 06:13:08 +0000

Wir achten immer darauf, dass die Arbeit mit foxondo möglichst einfach sein soll. Doch manche Funktionen sind auf den ersten Blick dann doch etwas komplexer. Deshalb haben wir unsere Hilfe- und Kontakt-Seite überarbeitet.

Ab sofort stehen Ihnen dort PDF-Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen in foxondo zur Verfügung. Schritt für Schritt erklären wir Ihnen zentrale Bereiche der Software – verständlich, praxisnah und ohne Umwege.

Warum PDFs?

Schnell griffbereit
Ideal zum Weiterleiten an Kolleginnen und Kollegen
Perfekt als interne Schulungsunterlage
Klar strukturiert und auf das Wesentliche reduziert

Unser Ziel ist es, Sie nicht nur mit einer klaren Frage-Antwort-Struktur, vorausgefüllten Inhalten und den möglichst hilfreichen Hilfetexten zu entlasten – sondern auch dann zu unterstützen, wenn einmal eine Detailfrage zur Funktionalität auftaucht.

👉 Besuchen Sie gerne mal unsere Hilfe-Seite und schauen Sie sich die schönen neuen Anleitungen an.

Wie immer gilt: Wenn Sie Feedback haben oder sich weitere Anleitungen wünschen, freuen wir uns über Ihre Nachricht an: support@foxondo.com.

„Modul-Bestätigung“: Sind Ihre Inhalte aktuell?

Nora — Tue, 16 Dec 2025 12:00:39 +0000

Eine Datenschutz-Dokumentation ist nichts Statisches, sondern etwas, das sich immer wieder ändert und weiterentwickelt, beispielsweise:

Verantwortlichkeiten ändern sich durch Abwesenheiten oder Neu-Eintritte im Team
es gibt Änderungen bei den Dienstleistern
in Teilprozessen kommt KI zum Einsatz

Wenn sich solche Änderungen ergeben: Werden sie in Ihrem Unternehmen zuverlässig auch in foxondo dokumentiert? Oder kann es auch gut mal passieren, dass das untergeht?

In foxondo helfen Ihnen die ‚Modul-Bestätigungen‘, den Überblick zu behalten.

Was sind ‚Modul-Bestätigungen‘?

Mit ‚Modul-Bestätigungen‘ können Sie von einer oder mehreren Personen eine Bestätigung anfordern, dass die Inhalte eines bestimmten Moduls aktuell und richtig sind. Und Sie können selbst eine solche Bestätigung geben, wenn sie bei Ihnen angefordert wird.

Zunächst einmal könnten Sie sich einen Überblick verschaffen:

Welche Module haben aktuell eine (vielleicht sogar schon sehr alte) Anforderung zur Bestätigung? Dafür ist der Filter oben links.
Wann wurde ein Modul zuletzt bestätigt? Diese Info finden Sie in der Historie jedes Moduls.
Haben sich bei einem Modul seit der letzten Bestätigung Inhalte geändert? Das sehen Sie daran, dass das Icon im Kopf des Moduls „blau“ ist.

Unser Tipp zum Jahreswechsel:

Prüfen Sie zunächst, welche Module noch keine definierte Ansprechperson haben (Filter ‚Modul-Zuständigkeit‘ > „Module, um die sich niemand kümmert“).
Weisen Sie dem Modul einen User als Ansprechperson zu (das wird in der Regel die Person sein, die in der ersten Frage genannt ist).

Wenn dann alle oder fast alle Module eine Ansprechperson haben, können Sie ihr jeweils eine Modul-Bestätigung zuweisen.

Wie das ganz genau funktioniert, finden Sie in dieser Anleitung.

KI-Funktionen in foxondo?

Nora — Thu, 14 Aug 2025 11:33:00 +0000

Die Möglichkeiten von KI sind vielfältig

Künstliche Intelligenz entwickelt sich rasant – von automatisierten Übersetzungen über Bilderkennung bis hin zu hochspezialisierten Analysen. Im Arbeitsalltag kann KI helfen, komplexe Aufgaben zu vereinfachen, Muster schneller zu erkennen und Prozesse effizienter zu gestalten.

Auch im Bereich Datenschutz eröffnen sich dadurch natürlich spannende Möglichkeiten. Doch Datenschutz und KI – passt das überhaupt zusammen?

Mit unserer Umfrage möchten wir erfahren, wie Ihre generelle Haltung zum Thema KI ist und welche Funktionen Ihre Arbeit in foxondo dadurch spürbar erleichtern könnten.

Mit der Beantwortung unserer drei kurzen Fragen helfen Sie uns zu entscheiden, ob und wenn in welcher Form KI künftig in foxondo integriert werden soll.
Vielen Dank!

zur Umfrage

(Mit Klick auf den Link werden Sie zu Microsoft Forms weitergeleitet.)

Single Sign-On bei foxondo?

Nora — Tue, 05 Aug 2025 11:28:00 +0000

Viele Tools, viele Passwörter – das kennt wohl jeder.

Mit Single Sign-On (SSO) könnte das bald einfacher werden: Einmal einloggen, und Sie haben Zugang zu allen verknüpften Anwendungen – ohne sich jedes Mal neu anmelden zu müssen. Das spart Zeit, ist sicherer und macht die Nutzung angenehmer.

Auch bei foxondo überlegen wir: Wäre SSO eine sinnvolle Erweiterung für unsere Software? Damit Sie sich z. B. einfach mit Ihrem bestehenden Firmen-Account bei foxondo anmelden können und das ohne zusätzlichen Login.

SSO kann auf unterschiedliche Weise umgesetzt werden – je nach Systemlandschaft und Bedarf. Damit wir die Funktion so bauen, dass sie für möglichst viele Unternehmen passt, brauchen wir Ihre Unterstützung und Meinung zum Thema SSO.

Mit der Beantwortung unserer drei kurzen Fragen helfen Sie uns sehr – und vielleicht loggen Sie sich dann bald schon per SSO in foxondo ein.

zur Umfrage

Neue E-Mail-Benachrichtigungen mit Konfiguration

Nora — Fri, 13 Jun 2025 11:22:00 +0000

Da viele User die Dokumentation in foxondo nur neben ihrer Haupttätigkeit erledigen, bekommen sie die In-App-Benachrichtigungen eventuell erst verzögert mit, nämlich beim nächsten Einloggen.

Daher werden sie ab sofort auch per E-Mail über all diese Aktivitäten informiert.

Sie können selbst entscheiden, zu welchen Aktivitäten sie eine E-Mail-Benachrichtigung bekommen möchten – und wann:

sofort nach dem Ereignis,
täglich gesammelt oder
als wöchentliche Zusammenfassung.

So bleiben sie informiert, ohne ‚überflutet‘ zu werden.

Zu welchen Aktivitäten werden E-Mail-Benachrichtigungen verschickt?

Sie werden über alle Aktivitäten informiert, die Sie betreffen. Unsere Benachrichtigungen decken drei zentrale Bereiche ab:

1. Allgemeine System-Aktivitäten:

Änderungen an Ihren Rechten und Rollen innerhalb der Anwendung.
Downloads von Exporten

2. Aktivitäten in der Dokumentation:

Hinzufügen oder Entfernen als Ansprechpartner für ein Modul
Eine Modul-Bestätigung wurde angefordert
Jemand hat Sie in einem Kommentar erwähnt

3. Aktivitäten in Berichten:

Sie wurden in einen Bericht als User aufgenommen oder entfernt.
Auch hier gilt: Bei Erwähnungen in Kommentaren können sie per E-Mail benachrichtigt werden.

Die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in foxondo unter „Mein Account“ in der rechten oberen Ecke und dann in Ihren Profileinstellungen.

Probieren Sie es gerne aus und konfigurieren Sie sich Ihr foxondo genau so, wie Sie es brauchen.

Nie wieder etwas verpassen: In-App Benachrichtigungen über Aktivitäten

Nora — Tue, 13 May 2025 11:20:00 +0000

Als Ergänzung zu unserem neuen Dashboard, gibt es nun auch noch die In-App-Benachrichtigungen. Wenn etwas passiert, das Sie betrifft, können Sie dies nun nicht mehr verpassen.

Was bringt Ihnen das neue Benachrichtigungs-Feature?

In komplexen Prozessen kann es schnell passieren, dass man eine wichtige Änderung oder einen neuen Hinweis übersieht. Genau hier setzt unser neues Feature an:

Sie sehen sofort, wenn es neue Aktivitäten gibt – durch einen blauen Punkt an der Glocke in der oberen rechten Ecke.
Die Anzahl der neuen Aktivitäten wird klar erkennbar als Zahl dargestellt.
Ein Klick genügt – und Sie erhalten eine Übersicht aller relevanten Ereignisse.
Mit einem weiteren Klick springen Sie direkt an die richtige Stelle.

So sind Sie immer auf dem neuesten Stand!

Welche Aktivitäten werden angezeigt?

Unsere Benachrichtigungen decken drei zentrale Bereiche ab:

1. Allgemeine System-Aktivitäten:

Änderungen an Ihren Rechten und Rollen innerhalb der Anwendung.
Downloads von Exporten – nicht mehr nur per E-Mail, sondern auch direkt in der Anwendung.

2. Aktivitäten in der Dokumentation:

Sie wurden als Modul-Ansprechpartner:in hinzugefügt oder entfernt? Sie werden benachrichtigt!
Eine Modul-Bestätigung wurde angefordert, abgebrochen oder erfolgreich abgeschlossen.
Jemand hat Sie in einem Kommentar erwähnt – Sie erfahren es sofort. (Unterschied zum Dashboard: Hier werden alle Kommentare angezeigt – nicht nur die mit dem Status „Rückfrage“ oder „Handlungsbedarf“.)

3. Aktivitäten in Berichten:

Sie wurden in einen Bericht als User aufgenommen oder entfernt.
Auch hier gilt: Erwähnungen in Kommentaren landen direkt in Ihrer Aktivitäten-Liste.

Warum ist das wichtig für Sie?

Transparenz und Kontrolle: Sie sehen, welche Aktivitäten passieren – in Echtzeit.
Reaktionsgeschwindigkeit: Keine Verzögerungen – Sie können sofort reagieren.
Bessere Zusammenarbeit: Verpasste Erwähnungen gehören der Vergangenheit an.

Testen Sie die neue Funktion jetzt selbst!

Melden Sie sich wie gewohnt in foxondo an – das neue Feature ist bereits aktiv. Und wenn Sie noch kein User sind, dann buchen Sie sich gerne eine kostenfreie Demo.

Entdecken Sie, wie einfach Datenschutz-Dokumentation mit intelligenten Funktionen sein kann.

Mehr Überblick mit dem neuen Dashboard

Nora — Tue, 29 Apr 2025 11:12:00 +0000

Wie unterstützt Sie das neue Dashboard bei Ihrer Dokumentations-Arbeit?

Abhängig von Ihren Zugriffsrechten sehen Sie die folgenden Bereiche:

Wo habe ich aufgehört?
Wer war aktiv?
Was ist wichtig?
Was gibt’s Neues?
Wie ist der Stand?

Wo habe ich aufgehört?

Hier wird Ihnen die Frage angezeigt, die Sie zuletzt bearbeitet haben, sodass Sie direkt an der Stelle weiterarbeiten können.

Sollte Ihnen diese Information nicht angezeigt werden, haben Sie entweder noch keine Frage in foxondo beantwortet oder Sie haben Organisations-übergreifende-Rechte, sodass Ihnen alternativ der Bereich „Wer war aktiv?“ angezeigt wird.

Wer war aktiv?

Als externe DSB oder IT-SiBe haben Sie in der Regel auf verschiedene Kunden/Mandanten Zugriff.

Dann finden Sie in diesem Bereich die Info, wie viele Frage sich seit einem bestimmten Datum im Status „geändert“ befinden. Das hilft Ihnen dabei zu entscheiden, wo Sie zum Beispiel am besten mal wieder Status setzen sollten.

Was ist wichtig?

In diesem Bereich werden Ihnen Fragen mit dem Status „Rückfrage“ angezeigt, sofern Sie per @ im Kommentar erwähnt wurden oder mit „Handlungsbedarf“, wenn sie zu Modulen gehören, für die Sie verantwortlich sind (also als Ansprechpartner zugewiesen). Außerdem sehen Sie hier Module, für die Ihre Bestätigung angefordert wurde.

Was gibt’s Neues?

Diesen Bereich haben Sie vielleicht bereits schon gesehen, denn den gab es jetzt schon etwas länger auf der Startseite.

Hier wird Ihnen angezeigt, was es bei foxondo so Neues gibt. Das können neue Funktionen sein, rechtliche Änderungen und Hinweise oder aber auch andere Aktionen, die für Sie als foxondo-User interessant sind.

Übrigens: Die Teilnahme an unserer Oster-Aktion ist noch bis morgen möglich! 😊

Wie ist der Stand?

Das ist unser weiterentwickeltes Dashboard, das Ihnen den aktuellen Stand Ihrer Dokumentation anzeigt. Wir haben es mit ein paar Grafiken für Sie „aufgehübscht“.

Filterung

Am Kopf des Dashboards sehen Sie zwei Filter. Mit diesen können Sie sich das Dashboard „konfigurieren“ und sich nur die Firmen/Organisationen anzeigen lassen, die Sie am meisten interessieren.

Außerdem können Sie mit dem Kontext-Filter auch Fragen ausschließen, die nicht zu Ihrem Aufgabengebiet gehören. Das ergibt Sinn, wenn Ihre Organisation mehrere Kontexte in foxondo gebucht hat und Sie z.B. nur für Datenschutz-Fragen zuständig sind. (Hinweis: am besten den Kontext „Allgemein“ immer mit aktivieren.)

Und jetzt noch ein paar Hinweise:

Das Dashboard lebt davon, dass man sich gegenseitig in Fragen per @ erwähnt, um schnell mitzubekommen, wo man ggf. etwas zu tun hat.

Daher arbeiten wir bereits an einer detaillierteren Konfiguration der E-Mail-Benachrichtigungen (z.B. eine tägliche Zusammenfassung der Aktivitäten). Dazu in Kürze mehr. 😊

Und jetzt: Probieren Sie das neue Dashboard doch gern einmal aus. Wir würden uns über Ihr Feedback dazu sehr freuen.

Neues im Berichtsbereich: Diese 4 Funktionen sparen Zeit

Nora — Mon, 14 Apr 2025 11:07:00 +0000

Listenansicht: Alles auf einen Blick

Neben der schönen Kachelansicht gibt es ab sofort die praktische Listenansicht im Berichtsbereich. Damit sehen Sie alle Berichte übersichtlich untereinander. Besonders hilfreich für alle, die mit vielen Berichten arbeiten.

Kommentare: Direkter Austausch im Bericht

Diskussionen, Rückfragen oder kurze Hinweise – ab sofort können Sie Kommentare direkt zu einzelnen Vorgängen hinzufügen. Diese können von Ihnen auch nachträglich bearbeitet und auch gelöscht werden. Damit wird die Zusammenarbeit im Team noch einfacher und klarer. Der Kommentar sitzt genau dort, wo er hingehört – direkt am Vorgang.

Links hinzufügen: Inhalte clever verknüpfen

Verlinkungen machen’s leichter. Ab sofort können Sie Links hinzufügen, ob zu abgelegten Dokumenten, zu Fragen innerhalb der Dokumentation oder auch externen Quellen einfügen. So bleiben Ihre Berichte nicht nur informativ, sondern auch interaktiv – und andere User finden schnell, was sie brauchen.

Vorgänge kopieren & verschieben – jetzt auch Berichte übergreifend

Sie haben einen Vorgang erstellt und wollen ihn in einem anderen Bericht wiederverwenden? Kein Problem! Mit der neuen Funktion können Sie Vorgänge nicht nur innerhalb eines Berichts kopieren oder verschieben, sondern auch in einen ganz anderen Bericht übertragen. Das spart Zeit, vermeidet Doppelarbeit und sorgt für Konsistenz – gerade, wenn Sie ähnliche Inhalte in mehreren Projekten brauchen.

Mit diesen vier Neuerungen ist der Berichtsbereich nun noch strukturierter, interaktiver und kollaborativer als je zuvor.

Schon ausprobiert?
Schreiben Sie uns gern Ihr Feedback oder Wünsche für weitere Funktionen!

Antworten übernehmen – Neue verbessertes Funktion in foxondo

Nora — Tue, 04 Mar 2025 12:04:00 +0000

Dokumentation jetzt noch effizienter und konsistenter für Unternehmensgruppen

In vielen Unternehmensgruppen ist es eine Herausforderung, die Dokumentation über mehrere Gesellschaften hinweg konsistent zu halten. Genau hier setzt unsere Funktion „Antworten übernehmen“ an: Sie hilft Ihnen, Zeit zu sparen und die Qualität Ihrer Dokumentation zu verbessern.

Ein typisches Beispiel aus der Praxis

Stellen Sie sich eine Organisation mit einer Muttergesellschaft und zwei Tochterunternehmen vor. Die Personalabteilung ist zentral bei der Mutter angesiedelt und verwaltet die Personalprozesse für alle drei Firmen. In den meisten Dokumentations-Tools müssten die Inhalte nun dreimal eingetragen und bei jeder Änderung manuell aktualisiert werden.

Bisher ermöglichte foxondo bereits das Kopieren ganzer Module von einer Firma zur anderen, um Arbeitszeit zu sparen. Doch sobald Inhalte aktualisiert wurden, war nach wie vor manueller Aufwand nötig.

Basierend auf dem wertvollen Feedback unserer Nutzer haben wir die Funktion „Antworten übernehmen“ weiter verbessert – für noch mehr Effizienz und Konsistenz in der Dokumentation.

Bei der Dokumentation Mehrarbeit vermeiden und Zeit sparen!

Mit der optimierten Funktion „Antworten übernehmen“ können Inhalte nicht nur einmalig übertragen, sondern auch synchronisiert werden. Das bedeutet:

Jede Aktualisierung in der Muttergesellschaft wird automatisch auch in den Tochterunternehmen übernommen.
Dokumentationen bleiben einheitlich und rechtssicher.
Zeitaufwändige manuelle Änderungen entfallen.

Doch was passiert, wenn einzelne Inhalte in den Tochterunternehmen abweichen müssen? Auch das lässt sich flexibel steuern:

Manueller Abgleich: Für bestimmte Fragen kann die automatische Synchronisierung deaktiviert werden. So können Nutzer jede Änderung im Detail prüfen und individuell entscheiden, ob sie übernommen werden soll.
Trennung der Synchronisierung: Falls erforderlich, kann der Abgleich auch komplett gelöst werden, sodass ein Unternehmen eigenständige Antworten pflegt.

Flexibilität und Kontrolle für Ihre Dokumentation

Die optimierte Funktion spart nicht nur Zeit, sondern gibt Unternehmen auch die volle Kontrolle über ihre Dokumentation. Ob automatische Synchronisierung, manuelle Entscheidung oder komplette Trennung – foxondo bietet die passende Lösung für jede Unternehmensstruktur.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das klingt ganz schön komplex?!
Stimmt, das haben wir uns auch gedacht und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, die Sie hier als PDF herunterladen können.

Sie haben noch Fragen dazu?
Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter. Melden Sie sich einfach unter support@foxondo.com.

Ein Bereich für Ihre Berichte

Nora — Wed, 13 Nov 2024 11:50:00 +0000

Für wen ist der Berichtsbereich geeignet?

Dies kann beispielsweise besonders wertvoll sein für einen Datenschutzbeauftragten, der seinen jährlichen Tätigkeitsbericht schreiben möchte, oder für Mitglieder eines IT-Arbeitskreises, die ihre Aktivitäten bei der Vorbereitung einer Re-Zertifizierung dokumentieren möchten.

Aber vielleicht finden Sie auch einen ganz eigenen Anwendungsfall. 🙂

Schritt-für-Schritt-Anleitung zu Ihrem ersten Bericht

Hier zeigen wir Ihnen gerne einmal Schritt für Schritt, wie Sie einen Bericht erstellen können.

1. Gehen Sie auf die Übersichts-Seite der Berichte

2. Klicken Sie auf „neuen Bericht“ – eine Eingabemaske öffnet sich

Hier haben Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für den Bericht. Außerdem können Sie auch eine Vorlage für die Struktur Ihres Berichts auswählen. Diese können Sie anschließend an Ihre Bedürfnisse anpassen oder Sie starten von Null und legen nachfolgend Ihre eigene Kapitel-Struktur an.

3. Öffnen Sie nun den erstellten Bericht

In dieser Ansicht sehen Sie alle Vorgänge, die es in Ihrem Bericht gibt. Sie können diese auch wie im Dokumentations-Bereich filtern. Probieren Sie es einfach mal aus.

4. Kapitelstruktur bearbeiten

Sie möchten ein Kapitel hinzufügen oder entfernen? Dann gehen Sie links oben über den Stift neben Kapitel in die „Kapitel Berbeitung“.

5. Einen neuen Vorgang anlegen

Es öffnet sich wieder eine Eingabemaske, in der Sie die entsprechenden Informationen zu dem Vorgang dokumentieren können.

6. Bericht exportieren

Sie haben die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie alle Einträge exportieren wollen oder eine vorher gefilterte Ansicht. Den Export erhalten Sie per E-Mail im Word-Format und kann so noch an Ihre eigene Edürfnisse angepasst werden.

7. Nächsten Bericht erstellen

Mit dieser Funktion können Sie einen neuen Bericht auf Basis des vorliegenden Berichts erstellen. Es werden Kapitelsturktur und zugewiesene User vollständig übernommen. Außerdem können Sie entschieden, ob Sie noch offene Vorgänge in den neuen Bericht übernehmen möchten.

Sie haben noch Fragen?

Sie haben noch Fragen oder Ihnen fehlt noch etwas im neuen Berichtsbereich, dann melden Sie sich gerne jederzeit bei uns unter support@foxondo.com.