foxondo

Schritt-für-Schritt-Anleitungen als PDF für alle wichtigen Funktionen im Hilfebereich

Nora — Fri, 27 Feb 2026 06:13:08 +0000

Wir achten immer darauf, dass die Arbeit mit foxondo möglichst einfach sein soll. Doch manche Funktionen sind auf den ersten Blick dann doch etwas komplexer. Deshalb haben wir unsere Hilfe- und Kontakt-Seite überarbeitet.

Ab sofort stehen Ihnen dort PDF-Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen in foxondo zur Verfügung. Schritt für Schritt erklären wir Ihnen zentrale Bereiche der Software – verständlich, praxisnah und ohne Umwege.

Warum PDFs?

Schnell griffbereit
Ideal zum Weiterleiten an Kolleginnen und Kollegen
Perfekt als interne Schulungsunterlage
Klar strukturiert und auf das Wesentliche reduziert

Unser Ziel ist es, Sie nicht nur mit einer klaren Frage-Antwort-Struktur, vorausgefüllten Inhalten und den möglichst hilfreichen Hilfetexten zu entlasten – sondern auch dann zu unterstützen, wenn einmal eine Detailfrage zur Funktionalität auftaucht.

👉 Besuchen Sie gerne mal unsere Hilfe-Seite und schauen Sie sich die schönen neuen Anleitungen an.

Wie immer gilt: Wenn Sie Feedback haben oder sich weitere Anleitungen wünschen, freuen wir uns über Ihre Nachricht an: support@foxondo.com.

Schwerpunktprüfung 2026: Informationspflichten im Fokus

Nora — Tue, 27 Jan 2026 13:14:29 +0000

Das angekündigte Schwerpunkt-Thema der Datenschutz-Aufsichtsbehörden für 2026 sind die Informations- und Transparenzpflichten. Dabei handelt es sich um eine EU-weit koordinierte Schwerpunktprüfung. Am besten schauen Sie gleich mal nach, ob Sie in allen Prozessen vollständige und aktuelle Datenschutz-Informationen im Einsatz haben! Zum Glück geht das in foxondo ganz einfach über die Filter.

Filtern Sie einfach einmal nach dem Tag „Datenschutz-Infos“ und schauen Sie nach. Dabei könnten Ihnen diese typischen Fehler und Schwachstellen begegnen:

Sie haben noch gar keine Datenschutz-Informationen für bestimmte Prozesse.

Das wäre natürlich nicht schön, aber noch ist ja Zeit, um das in Ordnung zu bringen … Falls etwas fehlt, am besten direkt bei Ihrem DSB melden – es gibt vermutlich passende Muster, auf denen Sie aufbauen können.
👉 Besser spät als zu spät.

Juristisch korrekt, aber praktisch unverständlich

Es gibt zwar Datenschutz-Infos, aber sie sind unverständlich. Die Informationspflicht ist nicht erfüllt, wenn man eigentlich nur mit Jura-Studium versteht, was passiert.
👉 Maßstab ist der „normale Mensch“.

Papier und Praxis passen nicht zusammen

Die Datenschutzerklärung sagt A, die Prozesse laufen aber nach B. Eine gut formulierte Information nützt nichts, wenn sie nicht zur Realität passt. Darum kann man auch Datenschutz-Informationen nicht einfach irgendwoher kopieren – Prozesse sind nämlich immer ein bisschen anders.
👉 Genau diese Lücke wird geprüft.

Zu spät oder zu versteckt informiert

Betroffene brauchen nicht danach ‚suchen‘. Die Informationen müssen einfach und leicht zugänglich erteilt werden. Ist in foxondo sauber dokumentiert, WIE Sie die Datenschutz-Informationen in der Praxis erteilen (z.B. über Links in Mail-Signaturen oder über Web-Formulare)? Falls nicht, fragen Sie Ihre Prozessverantwortlichen und bessern Sie gegebenenfalls nach.
👉 Verstecken ist nicht erlaubt.

„Das hat noch nie jemand beanstandet.“

Genau deshalb nehmen die Aufsichtsbehörden das Thema jetzt gezielt in den Fokus. 2026 ist kein Jahr zum „Durchrutschen“.
👉 Schwerpunktprüfungen sind genau dafür da, neue Maßstäbe durchzusetzen.

➡️ Haben Sie veraltete oder schwer verständliche Datenschutz-Informationen?
Dann ist jetzt ein wirklich guter Zeitpunkt, da nachzubessern!

„Modul-Bestätigung“: Sind Ihre Inhalte aktuell?

Nora — Tue, 16 Dec 2025 12:00:39 +0000

Eine Datenschutz-Dokumentation ist nichts Statisches, sondern etwas, das sich immer wieder ändert und weiterentwickelt, beispielsweise:

Verantwortlichkeiten ändern sich durch Abwesenheiten oder Neu-Eintritte im Team
es gibt Änderungen bei den Dienstleistern
in Teilprozessen kommt KI zum Einsatz

Wenn sich solche Änderungen ergeben: Werden sie in Ihrem Unternehmen zuverlässig auch in foxondo dokumentiert? Oder kann es auch gut mal passieren, dass das untergeht?

In foxondo helfen Ihnen die ‚Modul-Bestätigungen‘, den Überblick zu behalten.

Was sind ‚Modul-Bestätigungen‘?

Mit ‚Modul-Bestätigungen‘ können Sie von einer oder mehreren Personen eine Bestätigung anfordern, dass die Inhalte eines bestimmten Moduls aktuell und richtig sind. Und Sie können selbst eine solche Bestätigung geben, wenn sie bei Ihnen angefordert wird.

Zunächst einmal könnten Sie sich einen Überblick verschaffen:

Welche Module haben aktuell eine (vielleicht sogar schon sehr alte) Anforderung zur Bestätigung? Dafür ist der Filter oben links.
Wann wurde ein Modul zuletzt bestätigt? Diese Info finden Sie in der Historie jedes Moduls.
Haben sich bei einem Modul seit der letzten Bestätigung Inhalte geändert? Das sehen Sie daran, dass das Icon im Kopf des Moduls „blau“ ist.

Unser Tipp zum Jahreswechsel:

Prüfen Sie zunächst, welche Module noch keine definierte Ansprechperson haben (Filter ‚Modul-Zuständigkeit‘ > „Module, um die sich niemand kümmert“).
Weisen Sie dem Modul einen User als Ansprechperson zu (das wird in der Regel die Person sein, die in der ersten Frage genannt ist).

Wenn dann alle oder fast alle Module eine Ansprechperson haben, können Sie ihr jeweils eine Modul-Bestätigung zuweisen.

Wie das ganz genau funktioniert, finden Sie in dieser Anleitung.

Update zu „Aufbewahrung und Löschung“ im Prozess der Personalverwaltung

Nora — Mon, 24 Nov 2025 12:40:00 +0000

Warum wir den Prozess angepasst haben?

Im Bereich der Personalverwaltung unterscheiden sich die Anforderungen an Aufbewahrung und Löschung deutlich danach, ob eine Person aktuell beschäftigt ist oder das Unternehmen bereits verlassen hat. Was darf bzw. muss über wen, wie lange aufbewahrt werden?

In der bisherigen Struktur von foxondo haben wir einzelne Datenkategorien von Beschäftigten und ehemaligen Beschäftigen abgefragt. Der Gedanke dahinter war, dass sich diese eigentlich inhaltlich hätten unterscheiden müssen. (da über ehemalige Beschäftigte meist weniger Daten aufbewahrt werden dürfen). Allerdings hat die Praxis gezeigt, dass die Antworten sich in den meisten Fällen nicht unterschieden haben: Die User haben einfach alle Datenkategorien noch einmal angeklickt

Wir haben uns daher Gedanken gemacht, wie wir das Thema Aufbewahrungsfristen und Löschanforderungen in der Personalverwaltung verbessern können.

Was haben wir geändert?

Wir haben die alten Fragen zu den Datenkategorien ehemaliger Beschäftigter, die Fragen zu Aufbewahrungsfristen sowie die Frage zur Umsetzung der Löschanforderungen durch neue klar definierte Fragen ersetzt.

Wir konzentrieren uns jetzt auf zwei Fragen:

Welche Daten werden während des Beschäftigungsverhältnisses fortlaufend gelöscht?

und

Welche Daten werden nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht?

Hier können Sie die verschiedenen Datenarten oder Dokumenttypen angeben, die z.B. einer gesetzlichen Löschfrist unterliegen.

Übernahme bisheriger Inhalte

Die Inhalte aus den bisherigen Fragen haben wir, soweit fachlich möglich und sinnvoll, automatisch für Sie in die neuen Fragen (PHR-300 & PHR-305) übertragen. Wenn Inhalte übernommen wurden, haben die Fragen den Status „geändert“ (blau) erhalten.

Die neuen Fragen erfassen die Inhalte nun wesentlich konkreter: Schauen Sie gern einmal rein und ergänzen die Angaben wo nötig.

Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback!

Angaben zur Zusammenarbeit mit Externen vereinfacht

Nora — Fri, 14 Nov 2025 12:39:00 +0000

Warum wurde die Änderung vorgenommen?

In der bisherigen Struktur mussten teilweise ähnliche Informationen in mehreren Fragen erfasst werden – etwa, welche externen Stellen Zugriff auf Daten haben und welche externen Partner in Prozesse eingebunden sind. Das führte gelegentlich zu sehr ähnlichen Antworten und Überschneidungen.

Mit der Zusammenführung der beiden Fragen haben wir diesen Bereich vereinheitlicht und vereinfacht: Sie geben künftig alle relevanten Informationen zur Zusammenarbeit mit anderen Organisationen zentral in der Frage zur „Zusammenarbeit mit Externen“ (PG-360 | PHR-360) an.

Was ändert sich konkret?

Die bisherige Frage „Externe Zugriffsmöglichkeiten bzw. Weitergabe von Daten“ haben wir aufgelöst und

ihre Inhalte in die Frage zur „Zusammenarbeit mit Externen“ übernommen. Sie finden die bisherigen Inhalte dort und ggf. in den abhängigen Folgefragen wieder

So erfassen Sie an einem Ort:

ob Daten im Auftrag verarbeitet werden (Auftragsverarbeitung),
ob gemeinsame Verantwortlichkeiten bestehen und
welche weiteren externen Stellen beteiligt sind.

So sehen Sie auf einen Blick, wer in die Verarbeitung eingebunden ist, ganz ohne doppelte Eingaben.

Was sollten Sie jetzt tun?

Die gute Nachricht: Für die meisten User entsteht kein zusätzlicher Aufwand, weil wir die Informationen systemseitig übernommen haben.

Wir empfehlen lediglich, einen kurzen Blick in die zusammengeführte Frage (PG-360 | PHR-360) und deren abhängige Folgefragen zu werfen, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt übernommen wurden und diese bei Bedarf zu ergänzen oder zu konkretisieren.

Mit dieser Anpassung wird foxondo wieder ein Stück einfacher – ohne Informationsverlust, aber mit mehr Klarheit und Effizienz in Ihrer Dokumentation.

Neue Frage in den Prozess-Modulen

Nora — Thu, 06 Nov 2025 12:37:00 +0000

Die allgemein im Unternehmen geltenden Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten sind im Modul Datensicherheit (TOMs) dokumentiert.

Bisher gab es zusätzlich dazu in den Prozess-Modulen eine Frage, ob ‚nur‘ diese allgemeinen TOMs gelten (oder ob und welche besonderen Schutzmaßnahmen implementiert sind) sowie eine Frage zur Pseudonymisierung von Daten.

Die neue Frage kombiniert diese Informationen und fragt direkt: Sind die bestehenden Schutzmaßnahmen für das Schutzniveau angemessen, das die personenbezogenen Daten in dem spezifischen Prozess erfordern?

Je sensibler beispielsweise die verarbeiteten Daten sind, desto höher sind die Schutzanforderungen.

In der neuen Frage können Sie nun in einem integrierten Textfeld dokumentieren, falls es besondere Maßnahmen gibt – und ob die Maßnahmen im Ergebnis insgesamt angesichts des Schutzbedarfs angemessen sind.

Was bedeutet das für die Arbeit in foxondo?

Wenn in den bisherigen Fragen Inhalte dokumentiert waren, haben wir diese in die neue Frage übernommen und dadurch ist sie dann im Status „geändert“ (blau).
Wenn die beiden Fragen noch nicht beantwortet waren, ist die neue Frage auch „noch nicht beantwortet“ (grau).

Schauen Sie sich das am besten bei Gelegenheit mal in foxondo an: Sie kennen Ihre eigenen Prozesse am besten und können die neue Frage vermutlich ganz einfach beantworten.

KI im Datenschutz? Stimmung positiver als erwartet.

Nora — Mon, 13 Oct 2025 11:36:00 +0000

Kürzlich haben wir die User in foxondo gefragt, wie sie zum Einsatz von KI im Datenschutz bzw. in unserer Anwendung foxondo stehen.

Überraschendes Ergebnis: Nur wenige lehnen KI grundsätzlich ab. Die klare Mehrheit wünscht sich Unterstützung und Zeit-Ersparnis, um die Datenschutz-Dokumentation (noch) einfacher zu machen.

Wir hatten ehrlich gesagt eine eher gemischte Reaktion und vielleicht sogar kontroverse Diskussionen dazu erwartet!

Aber die hitzigen Debatten blieben aus und das Stimmungsbild fiel überwiegend positiv aus.

Test von KI-Funktionen

Wir testen daher gerade verschiedene Möglichkeiten, ob und wie KI einen sinnvollen Mehrwert in foxondo bieten könnte.

Je nach Ergebnissen unserer Tests werden dann daraus neue Funktionen – oder eben nicht. Wir sind gespannt und halten Sie auf dem Laufenden.

Sie möchten Ihre Gedanken zum Thema KI mit uns teilen? Dann schreiben Sie uns gerne eine Nachricht an info@foxondo.com.

Update für Auftragsverarbeiter

Nora — Thu, 11 Sep 2025 11:34:00 +0000

Wenn Ihnen dieses Thema bekannt und bewusst ist, haben Sie vermutlich die Leistungen, die Sie als Auftragsverarbeiter erbringen, auch bisher schon schön und ordentlich dokumentiert. Sie waren bisher in foxondo unter dem Menü-Punkt „Vertragliche Vereinbarungen“ zu finden.

Von da haben wir sie jetzt auf die oberste Navigations-Ebene gehoben, so dass Sie weniger Klicks brauchen bis dahin.

Und falls Ihnen jetzt erst auffällt, dass Sie eventuell Auftragsverarbeiter sind und das nur noch nicht dokumentiert hatten: Umso besser, dann ist das jetzt eine gute Gelegenheit, um das anzugehen.

Übrigens: Die Pflicht, ein Verzeichnis dieser ‚Tätigkeiten im Auftrag‘ zu führen, gehört beim Bundesministerium des Inneren (BMI) immerhin zu den ersten drei Aufzählungspunkten bei den Pflichten der Auftragsverarbeiter.

Darum sollte man sich also sicherheitshalber kümmern, bevor jemand danach fragt – zum Glück geht das in foxondo einfach und mit wenig Aufwand.

KI-Funktionen in foxondo?

Nora — Thu, 14 Aug 2025 11:33:00 +0000

Die Möglichkeiten von KI sind vielfältig

Künstliche Intelligenz entwickelt sich rasant – von automatisierten Übersetzungen über Bilderkennung bis hin zu hochspezialisierten Analysen. Im Arbeitsalltag kann KI helfen, komplexe Aufgaben zu vereinfachen, Muster schneller zu erkennen und Prozesse effizienter zu gestalten.

Auch im Bereich Datenschutz eröffnen sich dadurch natürlich spannende Möglichkeiten. Doch Datenschutz und KI – passt das überhaupt zusammen?

Mit unserer Umfrage möchten wir erfahren, wie Ihre generelle Haltung zum Thema KI ist und welche Funktionen Ihre Arbeit in foxondo dadurch spürbar erleichtern könnten.

Mit der Beantwortung unserer drei kurzen Fragen helfen Sie uns zu entscheiden, ob und wenn in welcher Form KI künftig in foxondo integriert werden soll.
Vielen Dank!

zur Umfrage

(Mit Klick auf den Link werden Sie zu Microsoft Forms weitergeleitet.)

Single Sign-On bei foxondo?

Nora — Tue, 05 Aug 2025 11:28:00 +0000

Viele Tools, viele Passwörter – das kennt wohl jeder.

Mit Single Sign-On (SSO) könnte das bald einfacher werden: Einmal einloggen, und Sie haben Zugang zu allen verknüpften Anwendungen – ohne sich jedes Mal neu anmelden zu müssen. Das spart Zeit, ist sicherer und macht die Nutzung angenehmer.

Auch bei foxondo überlegen wir: Wäre SSO eine sinnvolle Erweiterung für unsere Software? Damit Sie sich z. B. einfach mit Ihrem bestehenden Firmen-Account bei foxondo anmelden können und das ohne zusätzlichen Login.

SSO kann auf unterschiedliche Weise umgesetzt werden – je nach Systemlandschaft und Bedarf. Damit wir die Funktion so bauen, dass sie für möglichst viele Unternehmen passt, brauchen wir Ihre Unterstützung und Meinung zum Thema SSO.

Mit der Beantwortung unserer drei kurzen Fragen helfen Sie uns sehr – und vielleicht loggen Sie sich dann bald schon per SSO in foxondo ein.

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